Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?

Un bureau virtuel est un ensemble de services à faible coût qui facilite le travail à distance tout en conservant une adresse commerciale prestigieuse à présenter à vos clients. Les services comprennent une adresse postale professionnelle, l’accès à des salles de réunion, des bureaux de jour et des services de réponse téléphonique.

Votre courrier postal est également géré pour vous et peut être distribué numériquement par ouverture et numérisation. Il peut également être transféré ou mis à disposition pour être collecté, selon votre choix.

Qui utilise les bureaux virtuels ?

Les bureaux virtuels sont traditionnellement utilisés par les entreprises qui souhaitent faire bonne impression auprès de leurs clients, sans avoir à supporter les coûts élevés de la location de bureaux physiques.

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Ainsi, même si vous travaillez depuis un autre endroit ou depuis chez vous, le siège officiel de votre bureau est une adresse professionnelle réelle que vous pouvez publier sur votre site web et où vous pouvez rencontrer vos clients et recevoir votre courrier.

Toutes les affaires ne peuvent pas être réalisées en ligne, c’est pourquoi les services de bureau virtuel sont également populaires auprès des entreprises qui ont besoin d’un accès occasionnel à des salles de réunion, des bureaux de jour et des bureaux de jour professionnels.

Toutes les activités ne peuvent pas être réalisées sans réunions en face à face. Les services de bureaux virtuels sont donc également populaires auprès des freelances et des start-ups qui ont besoin d’un accès facile à des salles de réunion, des bureaux de jour ou des bureaux de jour spécialement conçus.

Outre les start-ups et les freelances, les bureaux virtuels sont également utilisés par les entreprises établies qui cherchent à établir une identité dans un nouveau lieu géographique ou à tester un nouveau produit ou service.

Pourquoi utiliser un bureau virtuel ?

L’utilisation d’un bureau virtuel présente plusieurs avantages, allant du coût à la commodité.

Faible coût : Le coût d’un bureau virtuel est très faible par rapport au coût de la location d’un bureau privé ou d’une adhésion à un espace de coworking. Cela facilite la tâche des jeunes entreprises qui doivent limiter leurs frais généraux. Cela réduit également le risque financier lorsque vous testez un nouveau service ou produit ou lorsque vous vous lancez sur un nouveau marché.

Un engagement minimal : L’engagement est minimal, les termes du contrat commençant d’un mois à l’autre. Cela offre une grande flexibilité car si les choses ne fonctionnent pas, vous pouvez facilement vous retirer avec une perte minimale. Si les choses se passent bien et que vous avez besoin de vous développer, les utilisateurs de Virtual Office peuvent facilement passer à un abonnement de coworking ou à un contrat de bureau privé tout en conservant leur adresse existante et en éliminant les perturbations liées à l’enregistrement dans un nouveau lieu.

Image de marque : Les clients veulent savoir à qui ils ont affaire et une adresse professionnelle inspirera confiance au-delà d’un logo élégant et d’un beau site web. La possibilité de rencontrer des clients dans des salles de réunion professionnelles équipées d’un bon réseau wifi et d’installations de présentation renforcera également la légitimité de votre entreprise aux yeux de vos clients.

Commodité : Un bureau virtuel vous permet de gérer votre entreprise de n’importe où, à condition d’avoir un accès à Internet. Lorsque vous utilisez votre bureau virtuel en conjonction avec des outils de communication et de collaboration en ligne, vous pouvez créer une entreprise entièrement à distance avec rapidité et simplicité. Lorsqu’une réunion en face à face est nécessaire, un bureau virtuel vous permet d’avoir accès à une salle de réunion à l’adresse de votre entreprise, ce qui constitue un environnement beaucoup plus professionnel qu’un café ou un hall d’hôtel.

Il est également possible d’avoir des bureaux virtuels dans un espace de coworking !

L’avenir des bureaux virtuels

Maintenant que les employés et les employeurs ont pris conscience des avantages du travail à distance, nous prédisons que l’utilisation des bureaux virtuels va augmenter. Chez Office Suites Club à Dublin, nous avons déjà constaté un changement dans le profil des clients qui s’inscrivent chez nous pour un service de bureau virtuel. Auparavant, la plupart des clients étaient des start-ups, mais dernièrement, nous constatons un intérêt de la part d’entreprises établies qui veulent être plus efficaces dans le fonctionnement de leur entreprise tout en restant connectées à une infrastructure de bureau professionnelle.

Nous recevons également des demandes de la part d’entreprises soucieuses de leur vie privée. Par exemple, elles préfèrent ne pas publier leur adresse personnelle sur leur site web ou pour les enregistrements.

Faire son choix

Pour décider si un bureau virtuel convient ou non à votre entreprise, il faut prendre en compte les avantages et les inconvénients.

Du côté des avantages, le bureau virtuel présente de nombreux atouts :

1. Plus de déplacements dans les embouteillages, donc moins de temps perdu et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
2. La flexibilité et le choix du lieu de travail vous permettent également de passer plus de temps avec votre famille et vos enfants et d’économiser sur les frais de déplacement et de repas.
3. Vous pouvez améliorer votre niveau de confort tout au long de la semaine de travail. Pour les jours où vous avez besoin d’une pause, réservez simplement un bureau de jour à votre nouvelle adresse !
4. Un bureau virtuel est très peu coûteux et peu risqué.
5. Vous pouvez rencontrer vos clients dans un espace de réunion professionnel lorsque vous en avez besoin.
6. Un bureau virtuel vous offre une certaine intimité en séparant la maison du bureau et en protégeant votre adresse personnelle.

En revanche, l’utilisation d’un bureau virtuel présente certains inconvénients :

1. Votre équipe peut avoir besoin d’un bureau à temps plein ou plus permanent pour faciliter la collaboration. Certaines tâches sont tout simplement mieux exécutées en personne.
2. Si vous souhaitez accéder à l’espace de bureau en dehors des heures d’ouverture, un fournisseur de bureau virtuel ne sera peut-être pas en mesure de vous faciliter la tâche. La plupart des fournisseurs de bureaux virtuels ont des horaires de bureau normaux.
3. Il peut y avoir un court délai pour recevoir votre courrier. En effet, l’équipe sur place devra le traiter (par exemple, l’ouvrir et le scanner) une fois qu’il aura été reçu. Dans le cas d’un bureau virtuel avec nous à office suites club, tout le courrier est traité le jour même.